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CTIとは電話とコンピューターをつなぎ、着信と同時にお客様の情報を画面に出す仕組みです。ナンバーディスプレイから顧客照合までの流れ、CRMやPBXとの関係、コールセンター向けとの違い、整備工場・車販店で向く店と向かない店を解説します。

「この通話は録音させていただいております」などの通話録音アナウンス例文、ホームページや店頭掲示の告知文例、利用目的・保管期間・閲覧権限の決め方、AI要約に通話を渡すときの注意点を、個人情報保護委員会の資料をもとに整備工場・車販店向けにまとめました。

通話録音はあるのに、社員の通話を後から聞く時間は無く、聞くのはトラブルのときだけ。通話をAIで要約・文字起こしし、顧客ごとの対応履歴に残す流れと、聞き違いや数字の誤りなどAI要約の限界、原音で確かめる場面を整備工場・車販店向けに解説します。

車検や点検の再入庫は、技術や価格だけでなく2回目以降の応対で決まります。リピーター獲得と顧客満足度向上のために、整備工場と車販店が車検案内から入庫後までの各場面で残すべき記録と、その使い方を具体例で解説します。

整備工場や車販店で起きる言った言わないのトラブルを、見積、追加整備の説明、納期の3つの場面に分けて防ぐ方法を解説します。国土交通省の指導要領が求める承諾の記録、書面とSMSの使い分け、通話録音とAI要約の使い方までまとめました。

整備工場や車販店の問い合わせ管理の基本を解説します。電話、来店、SMS、メールに散らばったお客様からの連絡を1か所にまとめる手順、残す項目、問い合わせ管理システムの選び方、SMSと個人情報で気をつける点まで整理しました。

整備工場の顧客管理とは、車の記録とお客様とのやり取りの記録を両方そろえることです。車歴・修理履歴・点検整備記録簿と対応履歴の違い、法令上の保存期間、顧客管理システムに求めることを整理しました。

整備工場や車販店で起きる電話の引き継ぎミスと折り返し漏れを防ぐ方法をまとめました。伝言メモが抜け落ちる理由、担当者不在のときに聞く項目、休業日の着信の拾い方、追加整備の連絡待ちまで、現場の手順で解説します。

対応履歴や顧客管理をエクセルで続けると、同時編集・検索・次回予定・退職時の引き継ぎで行き詰まります。Excelの仕様、個人情報の安全管理措置、システムへ移る目安と移行手順を整備工場向けに整理しました。

対応履歴とは、お客様とのやり取りを会社の記録として残したものです。何を・誰が・いつ書くか、応対記録の良い例と悪い例、次回予定の残し方、書いてはいけない情報まで、整備工場と車販店の実務に合わせて説明します。